É importante entender as vantagens do sistema de tickets do software de gestão de frotas para gerenciar uma ordem de serviço.
A implementação de tecnologia especializada elimina os problemas relacionados com o acompanhamento e a rastreabilidade das informações.
Quer saber como funciona? A seguir, apresentamos um exemplo de um caso prático.
O registro manual das informações das frotas
Imaginemos uma frota em São Paulo. Suponhamos que conta com mais de 30 veículos de diferentes modelos que percorrem diariamente as ruas para realizar o serviço técnico para clientes de uma empresa de telecomunicações. É claro que sua administração pode ser uma tarefa, por momentos, cansativa.
Primeiro, porque são muitas unidades.
Segundo, porque o tráfego é sempre intenso em São Paulo, “a cidade onde os congestionamentos atingem 300 km”, como foi descrita por uma famosa matéria publicada faz alguns anos pela BBC. O trânsito também é problemático em outras cidades brasileiras, como o Rio de Janeiro.
Terceiro, porque tantas unidades geram um alto volume de informações. Os dados sobre os trabalhos realizados são primeiramente registrados em cadernos de forma manual pelos motoristas. Depois, quando chegam na sede da empresa, são passados para o Excel por um funcionário administrativo que também registra os custos.
Este procedimento é muito complexo. Com frequência, perde-se a rastreabilidade de alguns dados dos trabalhos executados ou informações pertencentes a uma unidade. A menos que você conte com software de gestão de frotas.
Pontos de dor nas ordens de serviço
Como explicamos no post anterior, as frotas têm pontos de dor, problemas recorrentes que afetam as operações e, consequentemente, o serviço fornecido aos clientes.
Um deles está relacionado com as ordens de serviço. Pensar como resolver esse assunto é prioritário para qualquer gestor. Para isso, é necessário entender quais os recursos disponíveis.
Se a administração da frota continuar dependendo maiormente das planilhas preenchidas à mão, vai ser muito mais difícil que os pontos de dor desapareçam. Se esse processo for realizado mediante o preenchimento de folhas de cálculo no Excel ou outro programa semelhante num computador, também vai ser complicado.
Do mesmo modo, ainda que os funcionários não errem, isso não significa evitar o problema da rastreabilidade, como explicávamos antes.
Existem formas muito mais eficientes de garantir que os dados das tarefas e atividades da frota não se percam? A tecnologia tem a resposta.
Resolva a gestão de ordens de serviço com software de gestão de frotas
Com software de gestão de frota, a empresa do exemplo descrito pode encontrar uma solução para este ponto de dor.
O gestor pode contar com a rastreabilidade das informações. Todos os dados de todas as unidades são digitalizados e centralizados em um só lugar. Além disso, os relatórios de Business Intelligence podem ser acessados com apenas um par de cliques.
Suponhamos que um veículo tem alguma falha. O motorista preenche um formulário através de seu telefone celular, informa os detalhes do ocorrido e automaticamente gera uma ordem. Isso permite agilizar o processo notavelmente.
O problema é identificado e são ativados os meios para sua solução. A plataforma permite comparar e escolher, dentre os orçamentos de diferentes oficinas, aquele que melhor se adequa ao orçamento do Pedro.
O sistema de tickets realiza um acompanhamento detalhado da ordem gerada, registra os custos por unidade e indica o tipo de gestão adequada para cada veículo.
Essas são as principais vantagens de aplicar software de gestão de frotas para resolver o ponto de dor das ordens de serviço.
Os gestores que já têm decidido implementar uma plataforma registram um aumento de até 15 por cento na disponibilidade de seus veículos. Também conseguem reduzir pela metade o tempo de gestão, entre outras vantagens. Por isso, recomendamos que você otimize a administração de sua frota com software especializado.