Observar as operações de maneira integral é fundamental. Por isso te apresentamos 5 assuntos-chave na gestão de frotas para revisar.
Diagnosticar quais as áreas com dificuldades e elaborar um plano de trabalho é uma prioridade para conseguir uma maior produtividade das frotas. No Brasil, como acontece em outros países da América Latina, algumas pessoas se recusam a fazer isso porque acham que não têm tempo nem recursos. No entanto, a realidade mostra que não há motivo para que o diagnóstico seja uma carga de trabalho e ele pode revelar informações-chave.
O controle de uma frota inclui muitos aspectos, e criar uma lista de assuntos simplifica a tarefa e servirá como a melhor guia para realizar um controle estruturado. Por isso, nossa proposta aqui é rever 5 áreas-chave para identificar problemas e chegar a uma solução.
- Dados dos veículos
Contar com dados consistentes é sempre o ponto de partida para tomar uma decisão ou definir qualquer mudança, desde tomar a decisão de substituir um veículo até descobrir e corrigir maus hábitos de trabalho de um funcionário.
Portanto, é muito importante certificar-se de sistematizar o registro e o armazenamento de dados da frota:
- Se ele for realizado em papel, você deve encontrar a maneira mais clara de arquivar os registros de inspeções, ordens de trabalho, folhas de tempo e outros documentos pertinentes. Só assim você poderá, mais adiante, encontrar aquilo que estiver procurando o mais rápido possível.
- Se você digitalizar dados históricos, será mais fácil acessar essas informações. Num processo que levará tempo, sem dúvida. No entanto, o resultado será bom se o trabalho for feito com tempo.
- Mais um passo para garantir a organização da informação é implementar o software de gestão de frotas. É uma forma simples de conservar os dados e melhorar a tomada de decisões.
- Documentação
Ter os documentos de cada veículo é vital para evitar problemas. Sem os papéis corretos ao alcance da mão, poderiam ocorrer multas desnecessárias. Por isso, esse é outro assunto-chave para avaliar o desempenho da frota.
A normativa que vigora no Brasil é o Código de Trânsito. Nesse link, você pode encontrar todas as informações.
A documentação também é necessária para outros aspectos da gestão de frotas. Por exemplo, para vender e adquirir veículos, uma questão que inevitavelmente terá que enfrentar se você for responsável por uma frota. Ter ao alcance da mão todas as informações simplificará o processo e permitirá renovar sua frota com maior rapidez.
- Orçamento
Como dissemos antes, ter dados é o primeiro passo para administrar as finanças de uma frota, mas para eles terem uma utilidade real, devem ser aplicados em algo. Por exemplo, na revisão dos orçamentos dos anos anteriores e, assim, obter uma projeção para um novo período.
Todo gestor de frotas vai querer dar uma olhada nos custos gerais do funcionamento da frota:
- Custo total de propriedade (TCO) de cada veículo
- Combustível
- Manutencão preventiva e corretiva
- Multas
- Seguros e outros custos associados
Só assim é possível encontrar oportunidades para reduzir os custos no próximo orçamento e também descobrir situações irregulares ou até fraudes e atuar imediatamente para sua solução.
- Processos
O sucesso da frota depende de que os veículos estejam em condições de operar. Por isso, é importante analisar os processos para que tudo funcione bem.
Ter todas as unidades em condições é uma questão central. É essencial, para ser mais preciso, certificar-se de que os processos de manutenção preventiva e conserto sejam eficientes. Isso terá um resultado direto no orçamento da frota.
Também é possível buscar formas de que os funcionários economizem tempo simplificando as inspeções, substituindo planilhas manuais por formulários, que possam ser preenchidos facilmente de um telefone.
- Tecnologia
A tecnologia serve para aumentar a eficiência e agilizar as tarefas diárias da gestão de frotas:
- Os dispositivos telemáticos fornecem dados de desempenho dos veículos e servem para detectar aspectos que precisam ser aprimorados.
- Os cartões de combustível servem para administrar melhor os gastos.
- O software de gestão de frota simplifica o acesso à informação e automatiza processos que costumam ser cansativos e longos quando são realizados manualmente.
Tudo é mais fácil quando os dados da frota estão organizados e são fáceis de acessar. Convidamos você a realizar sua comprovação seguindo esses 5 assuntos para otimizar as operações!