Conheça 3 dicas de controle de combustível das frotas e a melhor forma de evitar calotes com sistemas de gestão de frotas

Como todo gerente sabe, a falta de controle de calotes ou desvios de combustível traz um maior gasto. 

No México, como em outros países da América Latina, muitas frotas costumam conservar as informações sobre o registro de todos os abastecimentos em arquivos do Excel. Ali tem dados tais como data, local, quantidade de litros e custo. 

O problema é que, com esse método, é impossível realizar um controle de combustível das frotas. Não existe maneira de saber se: 

• um veículo ultrapassou a capacidade máxima do tanque, 
• se o abastecimento foi pago com o cartão associado ao veículo, 
• e se realmente estava no local de abastecimento que foi informado.

Fraudes e sistemas de gestão de frota

As fraudes e os calotes são uma questão sensível quando se fala em gestão de frotas. Os gastos em combustível são um assunto especialmente delicado em relação com isso:

• Trata-se de um dos principais custos de funcionamento de uma frota. 
• Costuma ser um dos terrenos mais propícios para enganos. 
• Os funcionários infiéis contam com diversas formas de dar calote numa empresa. 
• Uma fraude contínua não descoberta a tempo pode causar problemas financeiros.

Por isso, o controle de combustível das frotas é muito importante. Agora vejamos, como os enganos são produzidos? Como a tecnologia pode evitar essa situação? Te convidamos a conhecer três modalidades criminosas muito comuns e como acabar com elas graças ao sistema de gestão de frotas. 

Modalidade de calote 1 

Passos habituais:

• Um motorista gasta em combustível.
• Paga com o cartão da empresa, mas não abastece um veículo da frota e sim um veículo próprio. 
• O calote é indetectável entre tantas informações da frota e parece ser mais um gasto.

Como o controle é realizado através de uma plataforma:

• O motorista paga com o cartão de combustível.
• No mesmo momento, a plataforma verifica a coincidência entre a localização geográfica do veículo e a do posto de gasolina onde ocorreu o abastecimento.
• Se a informação coincidir, confirma que o abastecimento é autêntico.
• Pelo contrário, vai alertar o gestor da frota para ele investigar e, se necessário, consultar diretamente com o motorista. 

Modalidade de calote 2

Passos habituais:

• Um motorista que sabe que está sendo monitorado, vai com o veículo da frota e com outro próprio até um posto de gasolina e gasta em combustível.
• Paga com o cartão da empresa, mas pelo menos uma parte do abastecimento é realizada no veículo próprio. 
• Comprovar o calote também é muito difícil já que muitas informações devem ser analisadas para achar alguma anomalia.

Como o controle é realizado através de uma plataforma:

• A plataforma calcula o desempenho esperado do veículo e o compara com a quantidade de litros de combustível abastecidos. 
• Por exemplo, se o motorista pagou 50 litros e esse veículo consome 10 litros por quilômetro, a plataforma controla que o gasto seja proporcional nos próximos 500 quilômetros. Se for assim, o calote é descartado.
• Se for detectada uma desproporção entre o abastecimento e o desempenho, a plataforma aciona um alerta.

Modalidade de calote 3

Passos habituais:

• Um motorista realiza abastecimentos de combustível com frequência.
• Os abastecimentos são utilizados para realizar as tarefas habituais.
• Durante o expediente, o combustível é desviado, parcial ou totalmente, para outro veículo alheio à empresa. Por exemplo, introduzindo uma mangueira no tanque para extrair combustível.

Como o controle é realizado através de uma plataforma:

• A informação coletada pelo GPS é incorporada na plataforma.
• Graças à telemetria avançada, pode ser detectado se um veículo apresenta mudanças significativas no seu consumo de combustível em períodos curtos de tempo.
• Se for detectada uma queda abrupta no nível de combustível, a plataforma envia um alerta imediatamente.

Desse modo, podemos ver como a tecnologia ajuda as empresas a evitar calotes. A frota pode ser gerenciada de forma mais eficiente e, ao mesmo tempo, é possível economizar grande quantidade de dinheiro.