Relatórios e produtividade da sua frota

Relatórios e produtividade da sua frota

Os relatórios e a produtividade da sua frota têm uma ligação direta, por isso recomendamos que você siga os seguintes passos para melhorar as operações.

Se os relatórios de desempenho da frota não servirem a certos propósitos, acabarão empilhados em uma mesa sem serem lidos por ninguém. Dada a sua importância, é fundamental fazer algo para que sejam mais lidos e utilizados.

No entanto, nas frotas brasileiras não é comum encontrar relatórios de métricas de fácil e rápida leitura. Para que sejam eficazes, deve se encontrar um bom formato para que, a partir da visualização dos dados, todos os responsáveis pela frota obtenham o que precisam.

A primeira coisa a fazer é conhecer o seu público, entender as necessidades das pessoas que vão ler os relatórios e fazer com que eles respondam às suas dúvidas. Vejamos outras dicas abaixo.

O que fazemos com os dados?

  • Destaque o lado visual dos dados: ao analisar números para ver a evolução ao longo do tempo de determinado indicador, um gráfico é uma forma rápida de entender o que você está procurando. Portanto, a formatação e a representação visual dos dados podem ajudá-lo a entender os insights por trás dos números com mais eficiência do que um resumo escrito. O Excel ou outra planilha pode ser um recurso útil para criar gráficos a partir de tabelas de dados. Porém, uma alternativa ainda melhor é contar com uma plataforma de gestão de frotas, com a qual é possível gerar gráficos automaticamente a partir dos dados registrados. 
  • Ser simples: embora possa ser tentador incluir cada pequeno detalhe que você trabalhou tanto para coletar, manter a simplicidade é o mais eficaz. Sobrecarregar relatórios com uma grande quantidade de informações pode obscurecer as métricas importantes para um gestor de frota. O que é importante se perde em meio a montanhas de dados e isso pode dificultar as conclusões. Então, como dissemos antes, é importante pensar no público, no que é importante para ele, e retirar tudo o que possa atrapalhar a compreensão do estado da frota.
  • Contextualizar os dados: Às vezes, os números não fornecem uma imagem clara do desempenho da frota. Por exemplo, se um relatório mostra uma queda nos custos de combustível, mas não inclui o aumento do tempo ocioso que levou à diminuição do uso, então não seria possível avaliar as causas principais. Portanto, é importante contextualizar os dados sempre que necessário. Os relatórios não devem levar os gestores de frota a acreditar que as coisas são mais positivas ou negativas do que realmente são.
  • Transformar dados em ação: os relatórios não precisam ser uma simples leitura de números e métricas. Também podem ser a chave para propor possíveis soluções para os problemas que surgem após a análise dos dados. Por exemplo, se uma métrica indica que o custo por quilômetro aumentou, é aconselhável incluir como complemento um plano de ação para reduzir esse número.

A importância do feedback e da regularidade

  • Pedir feedback sobre relatórios: a melhor maneira de saber se um relatório é útil e informativo é perguntar. Ao apresentá-lo pela primeira vez aos gestores de frota, é uma boa ideia perguntar se eles acharam útil ou se faltaram indicadores importantes. Em seguida, as melhorias podem ser realizadas periodicamente à medida que novos comentários são recebidos.
  • Estabeleça uma periodicidade: é importante que os relatórios sejam atualizados com certa regularidade para cumprir o objetivo de medir o desempenho da frota ao longo do tempo. Pode ser uma periodicidade semanal, mensal, trimestral ou qualquer outra que se considere necessária. Além disso, o formato do relatório deve manter alguma padronização. Isso significa que as mesmas métricas devem ser representadas da mesma forma para ver facilmente as mudanças de um período para outro.

 

Uma boa plataforma de gestão de frotas pode economizar muito trabalho. Com a VEC Fleet, as métricas são atualizadas em tempo real e os dados ficam prontos para visualização a qualquer momento e em qualquer dispositivo.

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