Quais os insumos e atividades-chave para o funcionamento eficiente de uma frota de veículos? Vários, mas há um que é especialmente importante, sua frota depende do combustível.

Incorrer em gastos desnecessários desse recurso essencial é um problema comum em muitas companhias de frotas de veículos, e não é realmente um detalhe menor. Mesmo que a porcentagem sobre os custos totais possa variar segundo o caso, o combustível representa um dos gastos principais de toda frota na hora de calcular seu Custo Total de Propiedade (TCO) e sua falta de controle pode gerar problemas financeiros graves.

Os cartões de combustível podem ajudar na administração do consumo de combustível de forma mais eficiente, mas não servem para evitar as inúmeras fraudes das empresas por causa de funcionários inescrupulosos. 

Essas manobras só podem ser descobertas, ao serem cruzados os dados de cada abastecimento realizado com outras variáveis, como o geoposicionamento dos veículos ou o tamanho de seus tanques, uma tarefa complicada de realizar de forma manual ou com planilhas de cálculo. 

É necessário que um grupo de funcionários dedique várias horas de trabalho a isso, em vez de realizar outras tarefas mais produtivas. Além disso, quanto maior for a frota, mais dífícil será seu controle. Por isso, muitas empresas decidem não realizar esse controle e são vítimas frequentes de calotes que provocam custosas perdas. 

É inútil. Por mais que você tente, cedo ou tarde se dará conta de que é uma missão impossível. Você precisa de um sistema de gestão para contar com relatórios e estatísticas que permitam rastrear o consumo e o desempenho, evitar fraudes e reduzir custos. 

Quer saber como economizar combustível e evitar fraudes graças a uma plataforma de gestão e controle de frotas? Aqui apresentamos uma série de dicas.

Utilize as integrações para potencializar o valor das informações

Você ainda não escolheu a plataforma para gerenciar sua frota? Esta primeira dica tem especialmente a ver com esse momento de decisão porque é importante que você escolha um software de controle de frotas e gestão de transporte com Webhooks e APIs integrados com os sistemas de cartões de combustível que você utiliza. 

Dessa forma, as informações poderão ser completamente acessadas a todo momento. Assim que o motorista de um veículo abastecer seu carro, esta operação será registrada diretamente no software de gestão de frotas, sem necessidade de registro manual.

As integrações são muito úteis porque você poderá potencializar o valor dos dados de sua frota ao máximo, registrar as compras de combustível, identificar deficiências e otimizar os gastos. Usar os cartões de combustível da frota e integrá-los diretamente com um software de gestão de frota é a melhor solução para administrar os custos em combustível. Por isso, é importante pesquisar e analisar se a plataforma que você deseja implementar é compatível com o cartão (ou os cartões) de combustível que você utiliza.

Automatize o fluxo de informações com a tecnologia de controle e sistema de frotas

Assim, a plataforma automatiza o fluxo de informações relacionadas com o consumo de combustível de todos os veículos da frota, simplifica seu monitoramento e identifica possíveis calotes. Quer saber como funciona?

1.   Controla a presença de cada unidade na hora do abastecimento

Além de ter os dados de cada abastecimento de combustível graças à integração com os cartões, a plataforma conta com informações de geoposicionamento de todos os veículos e os postos de gasolina. Ao serem cruzados ambos os dados, é verificado se cada abastecimento realizado coincide com a localização de cada veículo. Se não coincidir, é emitido um alerta automático devido à alta chance de calote.

 

O motorista realiza o pagamento com o cartão de combustível 

 

“A plataforma de gestão de transporte identifica as potenciais fraudes para poder avaliar em detalhe se realmente ocorreu alguma irregularidade”.

2. Calcula o rendimento em comparação com o combustível abastecido

Ao implementar uma plataforma de gestão e controle de frotas, podrerá calcular o rendimento do veículo e cruzar essa variável com o abastecimento de combustível, uma ferramenta útil para evitar outro tipo de engano, que ocorre quando o motorista realiza o abastecimento, mas em vez de encher o tanque do veículo da frota, enche o tanque de outro veículo (ou leva o combustível num galão).

Esta prática enganosa complexa é descoberta graças à plataforma. Por exemplo, se o motorista abastecer 40 litros e seu veículo costuma consumir 10 litros por quilômetro, o software vai controlar que nos próximos 400 quilômetros o gasto seja realizado na mesma proporção. Se isso não ocorrer, o risco de fraudes é alto e o sistema enviará um alerta ao gestor de frotas.

3. Compara o tamanho do tanque com os litros abastecidos

A plataforma oferece informações detalhadas de diversos aspectos de cada veículo, entre eles o tamanho do tanque de combustível. Isso permite descobrir outro tipo de calote.

Por exemplo, se o cartão de combustível informa que o motorista em determinado posto abasteceu 50 litros, mas o tanque do seu veículo tinha capacidade máxima de 40, a plataforma de controle de frotas simplesmente cruzará ambos os dados e enviará um alerta automático ao determinar que existiu uma irregularidade. 

 

 

 

4. Acessa relatórios detalhados 

Por última, a plataforma oferece um amplo leque de relatórios e estatísticas disponíveis imediatamente através do aplicativo para smartphone. 

Você poderá acessar informações detalhadas do combustível utilizado por todos os veículos de sua frota segmentadas por centro de custo, base operacional, marca, modelo, motorista, etc.

Dessa maneira, já não será necessário o controle manual de cada operação. A plataforma de gestão de transporte automatiza todo o processo e identifica as potenciais fraudes para depois poder avaliar em detalhe se realmente ocorreu alguma irregularidade. 

Essa informação foi interessante para você? O software de gestão e manutenção de veículos pode ajudar você a administrar com efetividade o custo em combustível de sua frota e evitar todo tipo de fraudes. Por isso, convidamos você a entrar em contato conosco para conhecer como funciona a plataforma da VEC Fleet. Obtenha uma demo gratuita clicando aqui!