Apresentamos 5 ideias para automatizar com um software de gestão de frotas e as suas principais vantagens.

Frotas de todos os tamanhos podem se beneficiar da automação. Com a sua implementação, um gestor de frota consegue:

• Maior produtividade.
• Alta eficiência.
• Melhor gestão do tempo.
• Otimização de fluxos de trabalho.
• Eliminação da desordem dos processos manuais.

Funções de automação

Os gestores de frotas geralmente estão sobrecarregados e com pouco tempo. Isso é muito comum no Brasil, onde a concorrência é muito forte e eles devem fazer o possível para fidelizar seus clientes.

Nesse contexto, depender de processos manuais e baseados em papel para o processamento de dados pode consumir muito tempo e reduzir a produtividade. Eles são:

• Desactualizados.
• Dificultam o acesso às informações.
• Eles não permitem ver os dados em tempo real.
• Um incômodo que te obriga a parar de fazer outras coisas.

A princípio, a ideia de usar um software de gestão de frotas pode parecer intimidadora. No entanto, ao entender como funciona, rapidamente seus benefícios são reconhecidos.

Depois que as informações da frota são carregadas, o sistema começa automaticamente a rastrear e registrar dados de outras fontes, como cartão de combustível, telemática e GPS.

Assim, o gerenciamento integrado de frota oferece melhor conectividade dos dados da frota . É por isso que cada vez mais chefes estão experimentando os benefícios da automação. Eles podem obter relatórios ou visualizar os dados no sistema e saber o que está acontecendo com cada um dos veículos.

Tempo perdido

Quanto tempo é desperdiçado fazendo coisas como essas?

• Concluindo ordens de serviço.
• Revisando a situação das inspeções veiculares.
• Conciliando recibos de combustível.
• Rastreando notas fiscais de serviços.
• Tentando descobrir quem levou um veículo para o local X e por quê.

Quanto dessa carga de trabalho poderia ser reduzida? A automação simplifica o trabalho de toda a equipe. Uma frota pode ser gerenciada a partir de uma tela, o que economiza muito tempo. Assim, ganha-se tempo para se dedicar a outras tarefas.

Benefícios-chave da automação

Os principais são:

• Gestão do tempo: os processos diários são otimizados. Por exemplo, você pode criar uma ordem de serviço e agendar um serviço diretamente da plataforma. O custo de mão de obra e das peças de reposição são registrados no sistema para obter informações confiáveis e transparentes.
• Produtividade: os problemas são identificados em tempo real. As inspeções e a criação de ordens de serviço são feitas de forma rápida e simples com fotos e comentários dos funcionários para relatar o que aconteceu. Assim, o tempo gasto em inspeções e os custos de manutenção são substancialmente reduzidos. Ao mesmo tempo, é possível melhorar o cumprimento de rotas e trabalhos.
• Tempo de atividade: a automação permite estabelecer programas de manutenção preventiva e personalizá-los de acordo com os parâmetros recomendados para cada unidade – Isso dependerá de sua quilometragem, idade ou qualquer outro critério específico. Além disso, a plataforma é utilizada para configurar lembretes de serviços programados para que sejam enviados a quem corresponder.
• Eficiência: o software de gestão de frotas minimiza as falhas de comunicação, que podem ser frustrantes. As integrações permitem extrair automaticamente dados sobre o comportamento do motorista, rastreamento por GPS, consumo de combustível, entre outros. Assim, fica mais fácil entender quais veículos estão com desempenho baixo, se é necessário otimizar rotas, se alguma unidade apresenta problemas mecânicos recorrentes ou se há caso de roubo de combustível.
• Custo Total de Propriedade (TCO): Calcular isso pode ser demorado se for feito manualmente, pois você deve contabilizar todos os custos associados a cada veículo. O software de gestão de frotas faz isso automaticamente, permitindo que você corrija gastos excessivos, determine se um veículo precisa ser substituído e maximize o retorno do investimento.

Desta forma, as frotas podem se beneficiar da automação de processos e um gestor de frotas pode reduzir o seu tempo de gestão.